「たまに行う作業だから、海外給与計算のやり方を覚えていない。発行しなければならないのに」
「給与明細を一人一人に送信することは簡単な作業だが、毎月毎月同じことを繰り返すのは辛い」
「過去に、駐在員の給与通知を誤送信したことがある。もうあの失敗は繰り返したくない」
「海外給与の計算や、駐在員への毎月の給与明細の配信がもっとスムーズにできれば、他業務に工数を割けるのだが・・・」
海外人事業務を担う中で、このような苦悩を持つ人事ご担当者も多いのではないでしょうか。
日本企業の人事ご担当者とお話しをしていると、業務をあえて自社内で工数をかけながらオペレーションを行っているケースが多いと実感しています。日本企業の場合は、これらの業務は伝統的に自前で行うのがカルチャーと言っても過言ではありません。
日本のカルチャーが生産性を下げている。給与業務で手間がかかる本当の理由とは？
「海外人事業務」と一言で言っても、その業務内容は多岐にわたります。
１）赴任手配業務
VISA / 健康診断 / 引越・倉庫保管 / 航空券 / 赴任前のガイダンス など
２）海外給与処遇関連業務
海外給与関連（給与計算、定期改定、臨時改定、ステータス変更時の給与通知書の再リリース など）
福利厚生関連（住宅、医療費、健康管理、子女教育、一時帰国 など）
３）付帯業務
駐在員個々人からの個別ニーズの対応
承認項目に基づいた経費精算
これら以外にも、次世代駐在員の育成（トレーニー）といった人材戦略に関する業務を担われているご担当者も多いと思います。
さて、上記１の赴任手配業務は、日本企業の多くが外部委託をしています。しかし一方で、海外給与処遇関連業務（上記２）自体は自社内で行っている企業が殆どです。つまり、外部委託を活用せずに自前で対応しているから、「手間」がかかっているわけです。外部委託を積極活用をしない理由の一つは、海外駐在員の絶対数が少ないが故に、「片手間」で何とか間に合わせることが出来ているからでしょう。
「片手間」の壁。貴社にも当てはまりませんか？
今は片手間で何とか出来ているとはいえ、本業で立て込んでいるときに、突発的な対応を求められたとき、海外給与計算業務を理解しているメイン担当者の手が空かないときに、本当に対応できますか。
給与業務は特定の担当者しか行うことができず、業務をマニュアル化している様子はない
国内社員の給与計算はシステム化されているが、海外給与は自前のExcelで計算している
加えて、昨今の物価高・円安の状況下で、駐在員とデータプロバイダー（生計費指数等）のやり取りに時間を要している
駐在員全員に毎月固定の日に給与明細を送信するのは、単純だが膨大な作業になる
このようなことが、貴社も１つ２つ当てはまることはないでしょうか。この全てが当てはまる企業様も多いことでしょう。上記１と２は、【専門性】と【属人性】という共通のキーワードで、自己流色が強いです。手間だと分かっていても、その自己流・自社流ゆえ、システム化や外部委託をするのが難しいと思っているご担当者も多いと考えられます。
パンドラの箱、中にあるものとは？
あえて見て見ぬふりをしているケースもあります。「給与計算業務は大変そうだから何かしたいとは思っているが、今はなんとか間に合っているから、喫緊の課題にしていない。あえて、パンドラの箱を開けるようなことはしたくない。」そうお思いではないでしょうか。
確かに今は安定して業務を回せていても、その業務に精通しているご担当者が急に退職したら、本業で手が全く回らない状況になっていたら、、、。その状況になって初めて大慌てをしますか。それとも事前に環境整備を進めておきますか。確かに海外給与計算業務は、複数の要素が絡み合った専門性の高い業務です。しかし、もとはと言えば貴社の規程に則って実行された給与計算です。そのご担当者の頭の中を紐解いて一つずつ整理をしていけば、必ず一本筋が見えてきます。そうすれば、さほどシステム化の壁は高くはないのではないでしょうか。パンドラの箱の中身は、貴社の規程そのものなのですから。
グローバルスタンダードを日本企業にも。本当は、もっと外部委託を利用したいと願っている
欧米企業では、外部委託を積極活用をして、自分たちの本業に専念する時間を確保しています。それは、社内業務から「属人化業務」や「単純作業」を切り離すことで、駐在員対応や制度設計という本来すべき業務に時間を投下したいからです。
さて、下図をご覧ください。これは、昨年AIRINC社（弊社のグループ会社）が行った2022年版のMOS（Mobility Outlook Survey ：海外赴任に関する見解調査）の結果です。日本企業とグローバル企業の結果の差を見比べてみると面白いことがわかります。今後人事業務の効率性を高めるために何が必要かという設問に、日本企業は約半数の企業が「外部委託業者に委託する社内業務を増やす」と回答しています。対してグローバル企業の結果では、すでに外部委託が盛んのため、委託への比率は低いです。そして65％、つまり約３社に２社の企業が、ICT活用という次のフェーズに進んでいることがわかりました。日本企業は、外部委託をしたいのにまだ出来ていないという環境でもがいているのです。
※MOSレポートにご興味がある方は、弊社にお問合せください。現在2023年版のMOSサーベイを実施していますのでご参加いただけます（2023年1月20日締切）。
今こそ業務の棚卸しを。外部委託活用という新たなカルチャーを取り込もう
業務に手間を費やすこと、専門性を磨き社内業務スペシャリストになること、自分たちで出来ることは自分たちで対応することなど、日本企業らしい特徴であり文化でもあります。ただ、少なからずその影響で、日本企業は世界的にみても生産性が高くないことは事実です。これを高めていかなければ、世界から取り残されてしまう可能性が大いにあるでしょう。限られた人員の中で、企画立案業務（例：ジョブ型雇用）も手掛けなければならないのに海外給与業務オペレーションばかりに手を取られてしまう。
さて、どうしよう？？？
でも、悩んでばかりいては先に進めません。
オペレーション業務の棚卸しをする、業務を外部委託する、といった形で生産性を高めている企業が増えてきています。これらの業務の生産性が高まることで自ずと企画立案業務にも時間を投下することが可能になってきます。
貴社の業務効率化・生産性向上のために、弊社のサービスのご利用をご検討ください。
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